1.個人情報保護の基本方針について

【個人情報保護基本方針】
(総 則)
本ホテルグループは、個人情報保護の重要性を認識し、これら個人情報を適切に利用し保護することが、本ホテルグループの事業活動の基本であると共に、本ホテルグループの社会的責任であると考え、信頼を一層確かなものにする活動を実施いたします。
(基本原則)
1.利用目的の明確化
本ホテルグループは、個人情報をご提供いただく場合、その利用目的を明確にし、同目的の範囲内でのみ使用いたします。
2.第三者への提供の制限
本ホテルグループは、ご提供いただいた個人情報については、契約の責任を果たすためならびにその他正当な理由のあるときを除き、ご承認いただいた以外の第三者には提供いたしません。
3.厳重かつ適正な管理
本ホテルグループは、個人情報への外部からの不当なアクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいなどの危険を防止するためのセキュリティー対策を実施し、個人情報を安全かつ適切に管理するよう努めます。

2．お預かりする個人情報について

本ホテルグループは、カタログ請求等におけるアンケート調査、インターネット・チラシ配布・郵送等によるアンケート調査、営業担当者との商談、契約の締結等の機会を通じて、お客様とのコミュニケーションに必要な住所・氏名・郵便番号・電話番号・ＦＡＸ番号・メールアドレス等の個人情報をお預かりします。
また、本ホテルグループは、不動産登記簿、商業登記簿、電話帳等の一般に公開されている媒体からも、不動産の権利者名、法人の代表者名、電話番号、住所、氏名等の個人情報を収集する場合があります。
このようにしてお客様からいただいた個人情報は、データベースに登録するなどしてお預かりいたします。

3．個人情報の利用目的について

本ホテルグループは、個人情報保護法を遵守し、ホテル、物品通信販売等の各事業に関するご案内・ご提案、契約の締結・履行、アフターサービスの実施、お客様への連絡・通信、および新しい商品・サービスの開発、ならびにお客様に有益と思われる情報の提供などのために、お客様の個人情報を利用させていただきます。
なお、お客様とのお電話でのご対応は、ご予約・ご注文・ご意見その他お問い合わせ内容の正確な把握・確認、今後のサービス向上のため、通話内容を録音させていただく場合があります。

4．個人情報の共同利用について

本ホテルグループは、上記 ２．お預かりする個人情報について」で示すお客様の個人情報データを上記 ３．個人情報の利用目的について」で示す利用目的と同じ目的で、本ホテルグループとフランチャイズ契約またはマネジメント契約等の関係にある外部ホテルグループの本部組織と共同利用させていただきます。

5．個人情報の第三者提供について

利用目的の達成に必要な範囲内において、本ホテルグループが個人情報の取扱いを業者に外部委託した場合、または以下のいずれかに該当する場合を除き、本ホテルグループはこれを第三者に提供いたしません。
①お客様から予め同意をいただいた場合
②統計的なデータ等、特定の個人を識別できない状態で、提供する場合
③法令に基づき、提供を求められた場合
④人の生命､身体または財産の保護のために必要な場合であって､お客様の同意を得ることが困難である場合
⑤公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
⑥国または地方公共団体等が法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

6．個人情報保護の安全性確保について

本ホテルグループは、お預かりする個人情報が適正に取り扱われるよう、主に以下の安全管理措置を講じています。
①漏えい事故発生等について、個人情報管理責任者へ適切に報告される体制としての組織的措置
②全従業員への教育研修等による人的措置
③個人データへのアクセス制限や認証、記録管理等による技術的措置

7．個人情報の開示について

お客様がご自身の個人情報や、個人情報の第三者提供の履歴等の開示を希望される場合、本ホテルグループはお申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認（※）のうえ、合理的期間内または範囲内において回答いたします。

8．個人情報の訂正等について

お客様がご自身の個人情報の訂正、追加または削除を希望される場合、本ホテルグループはお申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認のうえ、個人情報の内容が事実と異なる場合には、合理的期間内または範囲内において、個人情報の訂正、追加または削除をいたします。

9．個人情報の利用停止等について

お客様がご自身の個人情報の利用停止または消去や、個人情報の第三者提供の停止等を希望される場合、本ホテルグループはお申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認のうえ、本ホテルグループに利用目的による制限違反または不正手段による取得があったときは、合理的期間内または範囲内において、個人情報の利用停止または消去をいたします。
ただし、利用停止等が困難で代わりの措置をとるときは、この限りではありません。
また、法令に基づき保有しております個人情報につきましては、お申し出に応じられない場合があります。

10．開示等の受付手続きについて

上記 7．個人情報の開示について」、8．個人情報の訂正等について」、9．個人情報の利用停止等について」に関するお申し出および個人情報に関するお問い合わせにつきましては、 下記窓口へ郵送・電話にてお申し出ください。
なお、お電話の受付時間は、平日の午前9時から午後5時までです。

＜エイジング･リゾート･ツーリズム＜ART＞、コーポレート･リゾート･ツーリズム＜CRT＞会員様の受付窓口＞
〒108-6208 東京都港区港南2丁目15番3号 エイジング･リゾート･ツーリズム事務局
電話番号：050－1731－5015

＜旧・ダイワロイヤルメンバーズクラブ会員様の受付窓口＞
〒108-6208 東京都港区港南2丁目15番3号 ダイワロイヤルメンバーズクラブ事務局
電話番号：050－1731－5027

＜上記以外の受付窓口＞ 〒108-6208 東京都港区港南2丁目15番3号 ヘッドオフィスジャパン株式会社
電話番号：03－6774－7888

＜（※）ご本人または代理人の確認＞
ご本人からのお申し出の場合には、ご本人であることを運転免許証・パスポート・健康保険証等の証明書類、住所・氏名・電話番号・生年月日・預金口座番号・クレジットカード番号・暗証番号等の当社登録情報、および当社登録電話番号へのコールバック等により確認させていただきます。
代理人からのお申し出の場合には、上記に加え、代理人であることを委任状および印鑑証明書等により確認させていただきます。

＜手数料＞
個人情報の開示のお申し出に対し、書留郵便実費程度の手数料を申し受ける場合があります。

以 上
ヘッドオフィスジャパン株式会社東京都港区港南2丁目15番3号 代表取締役社長 真栁 宏二
個人情報および共同利用個人情報データの管理責任者：人事総務本部長

（2024年4月1日 ホテルリブランド）